Kuinka vastata tarjouspyyntöön? – Näillä ohjeilla onnistut

Suoran tarjouspyynnön saaminen on juhlan hetki. Se on sitä aina oli ala sitten käännös- ja tulkkausala tai jokin muu ala. Tarjouspyynnön saaminen tarkoittaa, että mahdollinen tuleva asiakas on löytänyt mielestään sopivan palveluntarjoajan ja haluaa tiedustella asiaa tarkemmin.

Löydetyksi tuleminen on äärimmäisen tärkeää, sillä tiedon tulva on valtavaa. Mainontaa tulvii joka paikasta: tv:stä, radiosta, lehdistä, mainospostista, verkosta ja niin edelleen. Mainosmiehillä on kaikki keinot käytössä. Miten palvelusi erottuu tästä valtavasta massasta?

Käännös- ja tulkkausala on Suomessa erittäin kilpailtu ala. Toimijoita on satoja, ellei tuhansia.

Google.fi:ssä sana ”kääntäjä” tuottaa 3,7 miljoonaa hakutulosta. Sanalle ”tulkki” hakutuloksia tulee yli 0,5 miljoonaa. On selvää, että hän joka osaa erottua tästä valtavasta massasta ja saa kielipalvelulleen tarjouspyynnön, on syytä panostaa voittavan tarjouksen tekemiseen.

Kuinka vastata tarjouspyyntöön? Miten siis toimia, kun pyyntö on saapunut? Alla kolme käytännön ohjetta, joita noudattamalla tarjouspyyntöön vastaaminen ei voi mennä pieleen. Tarjouksen tekeminen on lopulta helppoa. Alla on muutama keskeinen malli ja esimerkki.

Tarjouspyyntöön vastaaminen – tarvitsetko kielen kanssa apua?
Tarvitsetko apua englannin-, ranskan-, saksan-, venäjän- tai jonkin muun kielisen tarjouspyynnön ymmärtämisen ja tarjouksen tekemisen kanssa? Jätä käännöspalvelusta tarjouspyyntö palvelussamme. Jätä tarjouspyyntö

Ohje 1: Lue tarjouspyyntö tarkasti
Lue saamasi tarjouspyyntö tarkasti ja vastaa siihen mitä pyydetään. Innostunut palveluntarjoaja ryhtyy heti toimeen ja vastaa saman tien, mutta vastaaminen liian nopeasti voi johtaa karille. Tarjouspyyntö on luettava tarkkaan kaikkine yksityiskohtineen. Oleellisia huomionarvoisia asioita: mikä on pyynnön sisältö, mikä on työn suorituspaikka ja milloin työ tulisi olla valmis. Tarjousta tehdessä palveluntarjoajan on vastattava vähintäänkin juuri niihin kysymyksiin, jotka pyytäjä on erikseen nostanut esiin. Tarjouksen tekeminen on asia, johon kannattaa keskittyä kunnolla.

Ohje 2: Anna täsmällinen hinta-arvio
Asiakas odottaa aina täsmällistä tietoa työn hinnasta. Jos tiedot täsmällisen tarjouksen tekemiseen ovat olemassa, täsmällinen tarjous kannattaa tehdä. Tämä ei kuitenkaan aina onnistu. Esimerkki: Silloin, kun ei ole tietoa asiakkaan pyytämästä työn laajuudesta ja kaikista työhön liittyvistä asioista (mm. matkat), täsmällistä arvioita on hankala tehdä. Onko kyseessä yhden vai viiden tunnin työ tai kenties isompi urakka? Mikäli lisätiedon hankinta ei onnistu ja esim. tuntimäärä ei ole tiedossa, voi tarjoaja antaa tarjouksessa tiedon siitä paljonko yksi työtunti maksaa. Se antaa jo suuntaa siitä paljonko koko työ lopulta maksaisi.

Ohje 3: Vastaa tarjouspyyntöön nopeasti
Asiat tapahtuvat internetin ja digitaalisuuden myötä nopeasti. Ihmiset odottavat sähköpostiin vastausta jo lähes saman tien kun ovat lähettäneet viestin. Tämän vuoksi tarjouspyyntöönkin on vastattava mahdollisimman pian.

Mitä nopeammin vastaat tarjouspyyntöön, sitä paremmin olet asiakkaan kyselyn hermoilla.

Jos vastaat jo tänään, niin se on paljon parempi vaihtoehto kuin, että vastaat vasta huomenna tai ensi viikolla. Vastaamisen jälkeen voit vielä päivän tai kahden odottelun jälkeen soittaa asiakkaalle ja kysyä kohteliaasti, tuliko tarjouksesi perille ja tiedustella mitä asiakas ajattelee tarjouksestasi. Tässä yhteydessä voit vakuuttaa asiakkaan siitä, että juuri sinä/yrityksesi olisi paras tekijä tälle työlle. Tarvittaessa voit vastata tarjouspyyntöön myös kieltävästi. Vastaa tällöin lyhyesti ja kohteliaasti, ettei työ sovi sinulle esim. aikataulullisista syistä.

Hyvä vastaus tarjouspyyntöön koostuu kattavasta tarjouksen sisällöstä, täsmällisyydestä ja nopeasta reagoimisesta!

PS. Teemme Baabelia.fi:ssä jatkuvasti paljon töitä sen eteen, että Baabeliassa mukana olevat tulkit ja kääntäjät tulevat löydetyksi mm. Googlesta. Liity mukaan kasvavaan yhteisöön. Tule löydetyksi ja ala saada mielenkiintoisia tarjouspyyntöjä. Lue lisää

Baabelia.fi

Jos tarvitset apua englannin tai jonkin muun kielisen tarjouspyynnön tai tarjouksen kanssa, autamme sinua. Jätä tarjouspyyntö käännöspalvelusta.