Blogi

Kuinka vastata tarjouspyyntöön? – Näillä ohjeilla onnistut

Tarjouspyynnön saaminen on juhlan hetki. Se on sitä aina, oli ala sitten mikä hyvänsä. Tarjouspyynnön saaminen tarkoittaa, että mahdollinen tuleva asiakas on löytänyt mielestään sopivan palveluntarjoajan ja haluaa tiedustella asiaa tarkemmin. Löydetyksi tuleminen on äärimmäisen tärkeää, sillä tiedon tulva on valtavaa. Mainontaa tulvii joka paikasta: tv:stä, radiosta, lehdistä, mainospostista, verkosta ja niin edelleen. Mainosmiehillä on kaikki keinot käytössä.

Käännös- ja tulkkausala on Suomessa erittäin kilpailtu ala. Toimijoita on satoja, ellei tuhansia.

Google.fi:ssä sana “kääntäjä” tuottaa 3,7 miljoonaa hakutulosta. Sanalle “tulkki” hakutuloksia tulee yli 0,5 miljoonaa. On selvää, että hän joka osaa erottua tästä valtavasta massasta ja saa kielipalvelulleen tarjouspyynnön, on syytä panostaa voittavan tarjouksen tekemiseen.

Miten siis toimia, kun tarjouspyyntö on saapunut? Alla kolme käytännön ohjetta, joita noudattamalla tarjouspyyntöön vastaaminen ei voi mennä pieleen.

Ohje 1: Lue tarjouspyyntö tarkasti
Lue saamasi tarjouspyyntö tarkasti ja vastaa siihen mitä pyydetään. Innostunut palveluntarjoaja ryhtyy heti toimeen ja vastaa saman tien, mutta vastaaminen liian nopeasti voi johtaa karille. Tarjouspyyntö on luettava tarkkaan kaikkine yksityiskohtineen. Oleellisia huomionarvoisia asioita: mikä on pyynnön sisältö, mikä on työn suorituspaikka (tulkkauksissa) ja milloin työ tulisi olla valmis. Tarjousta tehdessä palveluntarjoajan on vastattava vähintäänkin juuri niihin kysymyksiin, jotka pyytäjä on erikseen nostanut esiin.

Ohje 2: Anna täsmällinen hinta-arvio
Asiakas odottaa aina täsmällistä tietoa työn hinnasta. Jos tiedot täsmällisen tarjouksen tekemiseen ovat olemassa, täsmällinen tarjous kannattaa tehdä. Tämä ei kuitenkaan aina onnistu. Esimerkiksi silloin, kun ei ole tietoa asiakkaan pyytämästä työn laajuudesta. Onko kyseessä yhden vai viiden tunnin työ? Mikäli lisätiedon hankinta ei onnistu ja tuntimäärä ei ole tiedossa, voi tarjoaja antaa tarjouksessa tiedon siitä paljonko yksi tulkkaustunti maksaa. Se antaa jo suuntaa siitä paljonko koko työ lopulta maksaisi.

Ohje 3: Vastaa tarjouspyyntöön nopeasti
Asiat tapahtuvat internetin ja digitaalisuuden myötä nopeasti. Ihmiset odottavat sähköpostiin vastausta jo lähes saman tien kun ovat lähettäneet viestin. Tämän vuoksi tarjouspyyntöönkin on vastattava mahdollisimman nopeasti.

Mitä nopeammin vastaat tarjouspyyntöön, sitä paremmin olet asiakkaan kyselyn hermoilla.

Jos vastaat jo tänään, niin se on paljon parempi vaihtoehto kuin, että vastaat vasta huomenna tai ensi viikolla. Vastaamisen jälkeen voit vielä päivän tai kahden odottelun jälkeen soittaa asiakkaalle ja kysyä kohteliaasti, tuliko tarjouksesi perille ja tiedustella mitä asiakas ajattelee tarjouksestasi. Tässä yhteydessä voit vakuuttaa asiakkaan siitä, että juuri sinä olisit paras tekijä tälle työlle.

Hyvä vastaus tarjouspyyntöön koostuu kattavasta tarjouksen sisällöstä, täsmällisyydestä ja nopeasta reagoimisesta!

P.S. Teemme Baabelia.fi:ssä jatkuvasti paljon töitä sen eteen, että Baabeliassa mukana olevat tulkit ja kääntäjät tulevat löydetyksi mm. Googlesta. Liity mukaan kasvavaan yhteisöön ja tule löydetyksi! Lue lisää tästä

Joel / Baabelia.fi


05/06/2017