Työtodistus: mitä siihen merkitään ja milloin se pyydetään

Työtodistus on asiakirja, jonka työnantaja antaa työntekijälle työsuhteesta. Tärkein asia tiivistettynä: työntekijällä on oikeus saada työtodistus pyynnöstä, ja oikeus säilyy pitkään työsuhteen päättymisen jälkeen. Työnantajan on annettava todistus viivytyksettä, eikä siihen saa merkitä esimerkiksi sairauspoissaoloja tai perhevapaita.

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä suppea ja laaja työtodistus sisältävät, milloin todistus kannattaa pyytää, mitä siihen ei saa merkitä ja miten toimia virhetilanteissa. Lisää työelämän käytännön ohjeita löydät Baabelian etusivulta.

Mikä työtodistus on ja milloin se annetaan

Työtodistus on kirjallinen todistus työsuhteesta, jonka työnantaja antaa työntekijälle. Oikeus perustuu työsopimuslain 6 luvun 7 §:ään, ja se koskee lähtökohtaisesti kaikkia työsuhteita niiden päättyessä. Todistusta tarvitaan tyypillisesti uuden työn tai opiskelupaikan haussa sekä työttömyysturva-asioissa.

Työntekijän oikeus saada työtodistus pyynnöstä

Työtodistus on työntekijän oikeus, mutta se annetaan pyynnöstä – ei automaattisesti. Työnantajan ei siis tarvitse oma-aloitteisesti laatia todistusta, vaan työntekijän on sitä erikseen pyydettävä. Pyynnön jälkeen työnantajalla on velvollisuus laatia ja luovuttaa todistus.

Tähän liittyy myös syy siihen, miksi todistusta ei anneta automaattisesti: työntekijä saa itse päättää, haluaako hän suppean vai laajan todistuksen ja otetaanko siihen mukaan arvio työtaidosta ja käytöksestä. Koska sisältö riippuu työntekijän valinnasta, todistus laaditaan vasta pyynnön perusteella. Lisää ohjeita työsuhteen päättymisen asiakirjoista on koottu esimerkiksi OAJ:n työelämäoppaaseen.

Milloin työtodistus kannattaa pyytää

Käytännössä työtodistus kannattaa pyytää heti työsuhteen päättyessä, mutta laki antaa siihen aikaa pitkään. Määräaika riippuu siitä, sisältääkö todistus arvolauselman vai ei.

Kymmenen vuoden määräaika perusmuotoiselle työtodistukselle

Työnantajalla on velvollisuus antaa työtodistus, jos sitä pyydetään kymmenen vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Tämän vuoksi työnantajan on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan tiedot työsuhteen kestosta ja työtehtävistä.

Vaikka kymmenen vuotta olisi kulunut, todistus on silti annettava työsuhteen kestosta ja työtehtävien laadusta, ellei siitä aiheudu työnantajalle kohtuutonta hankaluutta. Sama koskee kadonneen tai turmeltuneen työtodistuksen tilalle annettavaa uutta todistusta.

Käytännössä todistus on annettava viivytyksettä. Tämä tarkoittaa, että työnantaja toimii ilman aiheetonta viivästystä pyynnön jälkeen – usein muutamassa päivässä tai viikon sisällä. Viivyttely ei ole sallittua, koska työntekijä tarvitsee todistusta yleensä nopeasti.

Viiden vuoden määräaika arvolauselman sisältävälle todistukselle

Jos työntekijä haluaa todistukseen arvion työtaidostaan ja käytöksestään, sitä on pyydettävä viiden vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Tämä määräaika on lyhyempi kuin perusmuotoisen todistuksen kymmenen vuotta.

Työntekijä, joka ei alun perin pyytänyt todistukseen päättymisen syytä tai arviota, voi pyytää näillä tiedoilla täydennettyä todistusta myöhemmin – kunhan viiden vuoden määräaika arvion osalta on yhä voimassa.

Mitä tietoja suppea työtodistus sisältää

Suppea työtodistus on todistuksen perusmuoto. Se sisältää kaksi tietoa: työsuhteen keston ja työtehtävien laadun. Tämä riittää useimmiten esimerkiksi työhistorian osoittamiseen.

Työsuhteen kesto

Todistukseen merkitään työsuhteen kokonaiskesto eli alkamis- ja päättymispäivä. Kokonaiskesto merkitään yhtenä jaksona erittelemättä poissaoloja. Todistuksesta ei siis tule käydä ilmi esimerkiksi sairauslomia, perhevapaita tai muita keskeytyksiä, vaan ainoastaan se, kuinka kauan työsuhde kokonaisuudessaan kesti.

Työtehtävät

Todistukseen merkitään työtehtävien laatu eli se, mitä työntekijä teki. Kuvauksen tulee vastata todellisuutta. Jos työntekijä on tehnyt merkittävässä määrin myös muita kuin pääasiallisia tehtäviään, myös nämä voidaan ottaa todistukseen mukaan, jotta kuva työnkuvasta on totuudenmukainen.

Mitä laaja työtodistus voi sisältää

Laaja työtodistus sisältää suppean todistuksen tiedot ja niiden lisäksi työsuhteen päättymisen syyn sekä arvion työntekijän työtaidosta ja käytöksestä. Nämä lisätiedot otetaan mukaan vain työntekijän nimenomaisesta pyynnöstä. Suppean ja laajan todistuksen eroa on käsitelty tarkemmin myös Minilexin tietopankissa.

Työsuhteen päättymisen syy

Päättymisen syy merkitään neutraalisti ja tiiviisti, ilman arvioivaa sävyä. Yksityiskohtaista perustelua ei tarvita: riittävää on esimerkiksi maininta työntekijän irtisanoutumisesta tai taloudellisista ja tuotannollisista syistä.

Neutraali muotoilu on tärkeää, koska todistus seuraa työntekijää uusiin työnhakutilanteisiin. Päättymissyytä ei tule kirjoittaa työntekijää leimaavalla tavalla.

Arvolauselma työtaidosta ja käytöksestä

Arvolauselma on työnantajan arvio työntekijän työtaidosta ja käytöksestä. Työnantaja laatii arvion itsenäisesti, eikä työntekijällä ole oikeutta vaatia laillisesti annetun arvion sisällön muuttamista pelkästään siksi, että se ei miellytä.

Työntekijä voi myös pyytää vain toisen lisätiedoista. Esimerkiksi pelkkä päättymisen syy ilman arviota tai pelkkä arvio ilman tarkempaa päättymissyytä on mahdollinen, työntekijän valinnan mukaan.

Mitä tietoja työtodistukseen ei saa merkitä

Työtodistuksesta ei saa ilmetä muuta kuin se, mitä sen sanamuodosta käy ilmi. Laki rajaa selvästi, mitä todistukseen ei kuulu kirjata.

Sairauspoissaolot ja perhevapaat

Tärkeä huomio: työtodistukseen ei saa merkitä esimerkiksi sairauspoissaoloja, perhevapaita tai opintovapaita. Tällaiset tiedot ovat lainvastaisia, koska ne voisivat johtaa työntekijän syrjintään uutta työtä haettaessa.

Tämän vuoksi myös työsuhteen kokonaiskesto merkitään yhtenä jaksona, ilman poissaolojen erittelyä. Lainvastaiset tiedot on jätettävä kokonaan pois.

Työntekijän pyytämättä lisätyt arviot

Työnantaja ei saa omasta aloitteestaan lisätä todistukseen työsuhteen päättymisen syytä tai arviota työtaidosta ja käytöksestä, jos työntekijä ei ole näitä pyytänyt. Jos tällainen pyytämätön ja työntekijälle haitallinen merkintä on tehty, työnantajan on annettava korjattu työtodistus, josta merkintä on poistettu.

Ohjeet työntekijälle työtodistuksen pyytämiseen

Työtodistuksen pyytäminen on yksinkertaista, mutta muutama asia kannattaa tehdä harkiten, jotta todistus vastaa tarvetta ja pyynnöstä jää tarvittaessa näyttö.

Mitä pyynnössä kannattaa kertoa

Pyynnössä kannattaa kertoa selkeästi, halutaanko suppea vai laaja työtodistus ja otetaanko mukaan arvio työtaidosta ja käytöksestä. Näin työnantaja osaa laatia todistuksen kerralla oikein.

Kirjallinen pyyntö esimerkiksi sähköpostitse helpottaa myöhempää näyttöä: siitä käy ilmi, milloin ja mitä on pyydetty, jos todistuksen saamisessa ilmenee viivettä tai erimielisyyttä. Hyödyllisiä käytännön vinkkejä todistuksen pyytämiseen on koottu myös TEKin työtodistuksen pelisääntöihin.

Virheellinen työtodistus ja sen korjaaminen

Jos työtodistuksessa on virhe tai lainvastainen tieto, työntekijällä on oikeus saada se korjatuksi. On kuitenkin tärkeää erottaa toisistaan kaksi eri tilannetta.

Milloin työnantajan on kirjoitettava uusi todistus

Työnantajan on annettava uusi, korjattu työtodistus, jos todistuksessa on virheellisiä tai lainvastaisia tietoja – esimerkiksi merkintä sairauspoissaoloista tai perhevapaista – tai jos siihen on lisätty päättymissyy tai arvio ilman työntekijän pyyntöä.

Ratkaiseva ero kulkee virheellisen tiedon ja epämieluisan arvolauselman välillä. Lainvastainen tai virheellinen tieto on korjattava. Sen sijaan laillisesti ja työntekijän pyynnöstä annettua arviota ei tarvitse muuttaa pelkästään siksi, että se on työntekijän mielestä epämieluinen. Esihenkilön näkökulmaa työtodistuksen laatimiseen ja korjaamiseen avaa esimerkiksi Esihenkilöliiton työsuhdeinfo.

Väliaikainen työtodistus työsuhteen aikana

Varoitus: työsopimuslaki ei tunne erillistä väliaikaista työtodistusta, eikä työnantajalla ole lakisääteistä velvollisuutta antaa työtodistusta kesken voimassa olevan työsuhteen. Lakiin perustuva oikeus työtodistukseen syntyy työsuhteen päättyessä.

Missä tilanteissa väliaikainen todistus voi olla tarpeen

Vaikka oikeutta ei ole, työntekijä voi silti pyytää työnantajalta vapaamuotoista todistusta tai työsuhteen vahvistusta kesken työsuhteen. Työnantaja voi halutessaan antaa sellaisen, mutta kyse on tällöin vapaaehtoisesta käytännöstä, ei lakisääteisestä velvollisuudesta.

Tällainen todistus voi olla käytännössä hyödyllinen esimerkiksi koulutukseen tai opiskelupaikkaan hakeuduttaessa, kun hakija haluaa osoittaa nykyisen työsuhteensa ja työtehtävänsä. Asiasta kannattaa sopia työnantajan kanssa erikseen.

Mitä seuraa, jos työtodistusta ei anneta

Työtodistuksen antaminen on työnantajan lakisääteinen velvollisuus, ja sen laiminlyöntiin liittyy todellisia seuraamuksia. Jos työntekijä ei pyynnöstä huolimatta saa asianmukaista todistusta, hän voi pyytää apua työsuojeluviranomaiselta.

Työtodistuksen antamatta jättäminen rangaistavana tekona

Työtodistuksen antamatta jättäminen on työsopimuslain mukaan rangaistava teko. Työnantaja, joka tahallaan tai huolimattomuuttaan rikkoo velvollisuuttaan antaa työtodistus, voidaan tuomita sakkorangaistukseen työsopimuslakirikkomuksesta. Sama voi koskea tilannetta, jossa todistukseen on lisätty työntekijälle haitallinen merkintä ilman tämän pyyntöä.

Uhkasakko ja muut seuraamukset työnantajalle

Työsuojeluviranomainen voi velvoittaa työnantajan antamaan työtodistuksen ja asettaa velvoitteen tehosteeksi uhkasakon. Työsuojeluhallinnon mukaan viranomainen velvoitti työnantajia antamaan työtodistuksen vuosina 2020–2025 yhteensä 1 339 kertaa, ja osassa tapauksista jouduttiin asettamaan uhkasakko, joka oli useimmiten 3 000–5 000 euroa.

Apua voi pyytää työsuojeluviranomaisen asiointipalvelusta tai puhelinneuvonnasta. Käytännössä jo viranomaisen yhteydenotto saa monet työnantajat toimittamaan todistuksen.

※Vaatii tarkistuksen: työsuojeluviranomaisen ajantasaiset yhteystiedot ja neuvontanumero kannattaa tarkistaa viralliselta Tyosuojelu.fi-sivustolta, sillä viranomaisen tiedot ja palvelukanavat ovat voineet päivittyä.

Yhteenveto

Työtodistus on työntekijän oikeus, jonka työnantaja antaa pyynnöstä työsuhteen päättyessä. Perusmuotoista todistusta voi pyytää kymmenen vuoden ajan ja arvolauselman sisältävää viiden vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. Suppea todistus sisältää työsuhteen keston ja työtehtävät; laaja lisää näihin päättymisen syyn ja arvion työtaidosta ja käytöksestä.

Todistukseen ei saa merkitä sairauspoissaoloja, perhevapaita tai muita lainvastaisia tietoja, ja virheellinen todistus on oikeus saada korjatuksi. Jos todistusta ei pyynnöstä huolimatta anneta, työsuojeluviranomainen voi velvoittaa työnantajan uhkasakon uhalla, ja laiminlyönnistä voi seurata sakkorangaistus. Selkein tapa varmistaa sujuva prosessi on pyytää todistus kirjallisesti ja kertoa pyynnössä, halutaanko suppea vai laaja todistus.